Bestyrelsesmøder – Hvordan afholdes de?

Hvordan afholdes bestyrelsesmøder?

Bestyrelsesmøder skal holdes i orden, og det påhviler bestyrelsesformanden og bestyrelsesmedlemmerne at sikre, at dette mål nås. Møderne skal være rettidige, hvilket betyder, at de finder sted på et tidspunkt, der passer alle interessenter. Dagsordenen for mødet bør være klart defineret og forberedt i god tid inden mødet. Når det er muligt, bør mødet begrænses til det emne eller de emner, der er vigtige for interessenterne. Hvis mødet er nødvendigt på grund af en ændring i virksomheden eller situationen, bør dagsordenen og referatet indeholde oplysninger om ændringens art, den tilsigtede virkning, årsagerne til ændringen, og hvordan bestyrelsen vil behandle spørgsmålet.

Inden mødestart

Inden begyndelsen af hvert bestyrelsesmøde bør dagsordenen drøftes og besluttes. For at bestyrelsesmøderne kan være effektive, skal de afvikles effektivt og virkningsfuldt. Der bør være enighed blandt bestyrelsesmedlemmerne om virksomhedens retning. Det skal bemærkes, at hvis der er uenighed blandt bestyrelsesmedlemmerne, vil der sandsynligvis være mangel på samarbejde og kommunikation. Når det sker, kan det i høj grad påvirke bestyrelsesmødernes succes.

Mødestart

Når bestyrelsesmødet er begyndt, bør referatet fra det foregående bestyrelsesmøde gennemgås ved at nævne de vigtigste punkter, der blev drøftet. På bestyrelsesmøderne er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer har tilstrækkelige oplysninger til at træffe en informeret beslutning. Mange gange er der spørgsmål, der kræver en afstemning, og et bestyrelsesmedlem, der ikke har kendskab til sagen, vil ikke kunne deltage.

Under mødet

Under bestyrelsesmøderne er det vigtigt, at alle spørgsmål behandles på en ordentlig måde. Hvis der er risiko for uenighed blandt bestyrelsesmedlemmerne, vil det forhindre bestyrelsen i at handle effektivt. Når du behandler spørgsmål, skal du tage dig tid til at indsamle alle nødvendige oplysninger, inden du træffer beslutninger. Det er ofte bedst at sætte sig sammen med de andre bestyrelsesmedlemmer og afgøre, hvad der er den bedste tilgang til at løse et problem.

Afslutning på bestyrelsesmøder

For at bestyrelsesmøderne kan være produktive, skal bestyrelsesmedlemmerne handle rettidigt og mødes på en organiseret måde. Alle skriftlige referater skal underskrives af alle de bestyrelsesmedlemmer, der deltog i mødet. En god tommelfingerregel for udskrivning af referater er at sørge for, at de skrives klart og præcist ned. Ingen ønsker at tage noter eller misforstå, hvad et bestyrelsesmøde handler om, så hvis du ikke kan deltage, skal du være sikker på, at du forstår præcis, hvad der foregår i bestyrelsen.